DOCUMENTOS PÚBLICOS.
1.-P: Consulta sobre la corrección de las copias electrónicas que envían los notarios en que al imprimirlas sólo se indica que es copia electrónica, pero ni se imprime el nombre del notario firmante ni un localizador ni un código de barras, como ocurre con nuestra firma electrónica y que al parecer exige la legislación general sobre la materia.
R: Los documentos públicos deben, como regla general, reunir unos requisitos de autenticidad para su admisión por el Registro de la Propiedad, que vienen impuestos por los artículos 106 y siguientes de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre modificada por la Ley 24/2005 de 18 de noviembre, especialmente el artículo 112.5.2 de dicha Ley, así como los correspondientes de la Ley Hipotecaria, especialmente el artículo 248 que regula la presentación telemática de los documentos en el Registro, sin distinguir entre estos según su naturaleza, e impone al Registrador una serie de obligaciones en orden al sistema de acuse de recibo digital mediante un sistema de sellado temporal acreditativo del tiempo exacto, con expresión de la unidad temporal precisa de presentación del título, así como un sistema de notificaciones telemáticas con firma electrónica (ex artículo 112 de la Ley 24/2001).
Por su parte la Ley de Administración Electrónica 11/2007, en su artículo 30 señala que Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.".
Pero sólo la firma electrónica reconocida, es decir, la basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel (artículo 3 apartados 4 y 5 de la Ley de Firma Electrónica de 19 de diciembre de 2003).
Como la impresión de las copias electrónicas de escrituras notariales remitidas telemáticamente no incorporan ese código seguro de verificación ni otro tipo de código -salvo una mera indicación literal- que pruebe que ha sido firmado electrónicamente, pudiera pensarse, en principio, que no son válidas para la inscripción.
Ahora bien, debe tenerse en cuenta, en primer lugar, el carácter secreto del protocolo notarial que, en principio impediría ese contraste del documento electrónico con la matriz y, en segundo término, que la firma electrónica es más que un código seguro de verificación, pues debe incorpora un sellado de tiempo, del que carece éste código, que permita comprobar también que, en el momento de la expedición del documento electrónico, el funcionario correspondiente tenía vigente el cargo y, además, para actuar en el lugar de la expedición.
Por ello se ha hecho necesario para la presentación telemática notarial, como deberá hacerse con la administración y los juzgados, establecer un canal de acceso telemático que permita la interconexión telemática a través de las redes o plataformas corporativas colegiales de validación (ex artículo 107 Ley 24/2001), que efectúen automáticamente esas comprobaciones de validez y vigencia de la firma electrónica, lo que excluye la necesidad de la comprobación por parte del Registrador.
Dichos documentos se deberán incorporar -o redactarse íntegramente-, como es sabido, a un formulario en formato XML, en el que se incluirán los datos necesarios para permitir la recepción de dichos documentos fuera de las horas de oficina de los registros y su vinculación, a efectos de la publicidad registral, a la finca o fincas afectadas e, igualmente, incorporará en una de las etiquetas del referido formulario, un Código Seguro de Verificación y/o un Código Hash que permita la comprobación automatizada de la integridad del documento presentado.
Además, debe de tenerse en cuenta que la finalidad legal de la copia electrónica notarial es únicamente producir la presentación y, en su caso, inscripción en el Registro de la Propiedad, no la circulación del mismo, por lo que desde este punto de vista, tampoco puede exigirse el código seguro de verificación, que lo tendría, en todo caso, el certificado del Registrador del contenido de los documentos, electrónicos o no, archivados en su oficina.
Por tanto, sólo en el supuesto de que el documento que se acompañe al formulario XML sea un simple PDF que contenga un escaneo con fotocopia de la matriz o copia autorizada en papel de la misma, es decir, que en su parte final contenga la expresión es primera copia autorizada o la firma manuscrita del notario, y sin perjuicio de las posibles diligencias de incorporación a efectos fiscales, debe ser rechazada de la presentación y despacho.
2.-P: Se presenta una declaración, manifestación o constancia de obra nueva en acta. Reúne todos los requisitos que se pedirían a una escritura con el mismo objeto (comparecencia de arquitecto, existencia de licencia, conformidad entre licencia y realidad...). El documento está autoliquidado exento, pero ello no puede ser el motivo de la elección del tipo de documento porque en el impuesto de actos jurídicos documentados no hay diferencia a estos efectos entre escritura y acta. ¿Es inscribible?
R: Según Alfonso Ventoso, una declaración de obra nueva no puede hacerse por acta notarial. Las actas, dice, pueden recoger datos físicos, pero ello no es cauce para declarar una obra nueva porque ese acto jurídico implica enjuiciar por el notario la conformidad con licencia y el cumplimiento de los demás requisitos legales, que es posible efectuar en un acta.
Además, la declaración de obra nueva es algo más que una mera constatación fáctica, es un instrumento público donde se recogen manifestaciones de voluntad, aparte del cumplimiento de otros deberes urbanísticos, y eso es una escritura no un acta (artículo 144 del Reglamento Notarial). Si el artículo 47 del RD 1093/1997 se refiere expresamente al acta notarial para la constatación de los finales de obra, hemos de entender que la declaración de obra nueva exige un instrumento público de mayor valor.
Otra cosa, se dice, es que en un caso concreto, aunque el notario denomine al documento como de acta, en la realidad, se trate de una escritura pública por reunir todos los requisitos de ésta, y el registrador, apreciando dicha circunstancia, subsane el error de calificación del notario y proceda a inscribir.