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Comunicación electrónica de los notarios y los registradores con la DGRN. Instrucción de 25 de octubre de 2016

Instrucción de 25 de octubre de 2016 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre utilización de medios electrónicos en las comunicaciones de notarios y registradores con la Dirección General de los Registros y el Notariado.

Introducción.

En ella, el Centro Directivo realiza un repaso de la normativa que justifica la Instrucción:

1.- Nueva ley de Procedimiento Administrativo. Según el artículo 14, apartado dos c) de la recién entrada en vigor ley 39/2015 de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, los notarios y los registradores de la propiedad mercantiles y de bienes muebles están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas para realizar cualquier trámite de un procedimiento administrativo

2.- Ley 24/2001, de 27 de diciembre. Según su artículo 108, notarios y registradores deben disponer, para la adecuada prestación de sus funciones públicas, de firma electrónica reconocida. Con ella (art. 110), pueden remitir documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica con destino a otro notario o registrador, a las administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre que sea en el ámbito de su competencia respectiva y por razón de su oficio. 

3.- Legislación hipotecaria. Hay diversas previsiones de emitir información periódica, como la certificación semestral sobre el estado del registro, trimestral de documentos fuera de plazo, participación en concurso de vacantes, recursos contra calificación, licencias o ausencias reglamentarias o traslados de oficina.

4.- Reglamento Notarial. Los notarios han de comunicar su participación en concursos de vacantes, licencias, ausencias reglamentarias, negativas a expedir copias solicitadas por autoridades, solicitud de prórroga de plazo posesorio en los concursos o solicitud de duplicado de títulos.

Cuerpo de la Instrucción.

Qué comunicaciones: todas aquellas que, por disposición legal o reglamentaria. deban realizar los notarios o registradores a la DGRN.

Dónde: se realizará a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, actualmente en https://sede.mjusticia.gob.es

Qué firma. Se utilizará certificado de firma electrónica reconocida, que se comprobará en el directorio del Consejo General del Notariado o del Colegio de Registradores. Como excepción, los notarios de nuevo ingreso, los miembros del cuerpo de aspirantes a registradores y los excedentes, mientras no dispongan de la anterior firma electrónica, podrán identificarse mediante firma electrónica reconocida de la FNMT o con su DNI electrónico.

Formularios. Habrá de dos tipos, específicos y genéricos.

 – Si hubiera un formulario específico para el caso concreto, las comunicaciones deberán remitirse a través de ellos, a los que se adjuntarán, en su caso los ficheros que se requieran. Todo ello firmado electrónicamente.

– Si no lo hubiera, se utilizarán los formularios genéricos, adjuntándose como fichero la comunicación que proceda y otros documentos, en su caso.

Formato de los ficheros. Puede ser en PDF, o en formato de texto (DOC o DOCX).

Representación. Sobre todo, para concursos. Este apartado se mezcla con el del concurso lo que genera una cierta confusión. La representación se documentará mediante apoderamiento apud acta, efectuado mediante comparecencia personal o comparecencia electrónica en la sede electrónica. En el futuro, podrá ser a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos, cuando esté disponible.

Acuse de recibo. La sede electrónica generará un acuse de recibo digital acreditativo de la presentación de la documentación.

Otros medios. Podrán aprobarse otros medios técnicos de interconexión entre los sistemas informáticos de notarios, registradores y DGRN distintos a que sea a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Vamos a ver algunas comunicaciones en concreto:

1.- Recursos Gubernativos. Ha de remitirse telemáticamente el expediente previsto en el artículo 327 de la Ley Hipotecaria, conteniendo copia del título calificado y documentación complementaria en su caso; la calificación, el recurso, el informe del Registrador, y las alegaciones del notario autoridad o funcionario no recurrente. Los documentos generados por el registrador se emitirán en formato de texto.

2.- Actas de toma de posesión de registro. Las regula el artículo 518 del Reglamento Hipotecario. Se enviará telemáticamente la copia firmada por el registrador entrante. El original firmado por los dos registradores se puede hacer llegar por otros medios.

3.- Títulos despachados fuera de plazo. El punto 3.5 de la instrucción, enumera su contenido, conforme al artículo 18 de la Ley Hipotecaria y 18 del Código de Comercio, que incluye datos identificativos de Registrador y Registro, periodo, datos estadísticos y enumeración individualizada de los títulos afectados.

4.- Certificaciones semestrales. Se considerará como fecha la que conste en la misma, aunque el envío telemático se firme digitalmente en fecha posterior.

5.- Remisión por los Colegios o por el CGN. Los documentos o informes correspondientes a expedientes tramitados en la DGRN en los que han de intervenir, así como cualesquiera otras comunicaciones o informes, se remitirán telemáticamente siguiendo los criterios indicados sobre el uso de formularios genéricos.

6.- Concursos. A efectos de la presentación electrónica de instancias para participar en concursos de vacantes, se considerará válidamente acreditada la representación mediante escrito original firmado por el representado del que resulte la misma. El escrito digitalizado ha de aportarse junto con la instancia suscrita por el interesado o mediante formulario genérico. Podrá la DG solicitar el cotejo con el original.

Se deroga la instrucción de 14 de marzo de 2007 sobre remisión por los registradores de determinada información relativa a los títulos inscritos fuera de plazo.

La instrucción entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOE, circunstancia que todavía no se ha producido.

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